Cash Out y Cash In: Entendiendo los Flujos de Efectivo
En el mundo de las finanzas y los negocios, los términos «cash out» y «cash in» son fundamentales para comprender cómo fluye el dinero dentro y fuera de una empresa.
Aunque pueden parecer conceptos simples, su gestión eficaz es crucial para la salud financiera y la sostenibilidad a largo plazo de cualquier entidad o proyecto.
Para empresas que operan internacionalmente o que gestionan múltiples cuentas bancarias localmente, mantener visibilidad clara del cash in y cash out se vuelve especialmente complejo. Muchas empresas pierden oportunidades de optimización por no tener datos consolidados en tiempo real.
Este artículo desglosa ambos conceptos y ofrece una visión clara sobre cómo impactan en las operaciones diarias de las empresas.
¿Qué es Cash In? (Entrada de dinero)
El cash in es el proceso por el cual el dinero entra a una empresa, organización o cuenta personal. Representa el flujo de efectivo positivo generado por distintas actividades.
Ejemplos de Cash In:
- Ventas de productos o servicios: La fuente más común de cash in para las empresas comerciales.
- Inversiones recibidas: Dinero que entra a través de inversiones, ya sea de accionistas, fondos de inversión, o créditos financieros.
- Subvenciones y ayudas: Para organizaciones sin ánimo de lucro, las subvenciones y donaciones son una importante fuente de cash in.
- Rendimientos de inversiones: Intereses o dividendos generados por inversiones financieras.
El manejo eficiente del cash in es fundamental para asegurar que una entidad cuente con los recursos necesarios y pueda saber de forma anticipada su capacidad para cubrir operaciones, inversiones y proyectos de crecimiento.
El desafío del timing en cash in
Una venta facturada hoy no es efectivo disponible hoy. El timing varía significativamente:
- Por método de pago:
- Efectivo/tarjeta en tienda: cash in inmediato (mismo día)
- Transferencia bancaria nacional: cash in en 1-2 días
- Cheque: cash in en 3-5 días
- Corto plazo de pago a 30 días: cash in en 30-35 días reales
- Por tipo de cliente:
- Consumidor final: pago inmediato
- Pyme cliente: usualmente entre 15 a 30 días
- Empresa grande: usualmente entre 45-60 días
- Corporativo/gobierno: usualmente entre 60-90 días (o más)
Ejemplo real - Empresa de logística en Colombia:
La empresa factura COP 500M el día 1 a un cliente corporativo a 45 días.
- Día 1: Factura emitida (en libros)
- Día 45: Cliente programa pago
- Día 47: La transferencia se procesa
- Día 47-48: Cash in REAL llega a cuenta
Es decir que el Cash in contable al día 1 es de: COP 500M y el cash in real en el día 47 es de COP 500M disponible para usar.
Para empresas con márgenes ajustados que necesitan ese efectivo para cubrir nómina o proveedores, esos 47 días pueden generar estrés de liquidez.
Cómo anticipar tu cash in de forma más precisa
Las empresas con gestión sofisticada de tesorería diferencian tres métricas:
- Cash in facturado: Lo que has registrado en libros (devengado)
- Cash in comprometido: Facturas pendientes próximas a vencer
- 3. Cash in realizado: Dinero ya depositado en tus cuentas (base caja)
Es decir que una empresa a fin de mes puede tener un cash in facturado (devengado) de US$ 500,000, un cash in próximo a cobrar o comprometido de US$ 320,000 y un cash in realizado (en cuentas) de US$ 285,000. Esto da una brecha de liquidez de US$ 215,000.
Esta brecha es normal y predecible, pero muchas empresas la ignoran hasta que genera problemas operativos.
¿Qué es Cash Out? (Salida de dinero)
El cash out son todas las salidas de efectivo de tu empresa. No todos los cash outs son iguales estratégicamente.
Los tres tipos de cash out y cómo gestionarlos
- Cash outs operativos fijos (predecibles y recurrentes)
Por ejemplo, una empresa mediana en México puede tener un total de cash out fijo mensual de US $239,000 sumando entre nómina, renta de oficinas y bodegas, software y licencias, servicios públicos y seguros y servicios profesionales.
Para estos cash outs operativos fijos, la estrategia es mantener una reserva mínima de 2-3 meses de cash outs fijos, en caso de cualquier eventualidad o cambio en el cash-in
- Cash outs operativos variables (predecibles pero fluctuantes)
Para una empresa manufacturera la logística y distribución de productos, las comisiones de ventas: 3-5% de revenue y los utilities de planta: variable según volumen de producción pueden ser variables según las ventas del mes o la temporada. Por otro lado, la compra de materias primas puede ser una compra grande trimestral
Por eso es importante que puedas modelar y planear estos cash outs basado en tu forecast de ventas y producción
- Cash outs estratégicos (discrecionales)
Las empresas en crecimiento deben invertir en ese crecimiento, ya sea en la apertura de nueva sucursal, en nuevos equipo de producción, sistema de ERP nuevo o quizás una nueva campaña de marketing
Estos cash outs pueden ser programados para cuando tu cash in proyectado sea fuerte y tu reserva de cash-outs fijos está por encima del mínimo.
El costo de las transferencias en el contexto local
Incluso para operaciones domésticas, los costos de cash out se acumulan. Para una empresa en Colombia con múltiples sucursales el hecho de transferir COP 50M desde su cuenta principal a una cuenta de operaciones tiene varias opciones de ejecución:
- Opción A - Transferencia bancaria tradicional, puede tener un fee de transferencia alto, y una duración de 1-2 días hábiles hasta que llega a destino
- Opción B - Plataforma con acceso a sistema de pagos inmediatos, puede tener un fee de transferencia mucho menor y con procesamiento instantáneo.
En 100 transferencias al mes el ahorro es de COP 4M (~US$ 900/mes, US$ 10,800/año)
Por otro lado, una empresa en México pagando a proveedores que debe hacer 50 pagos mensuales a proveedores por un total de MXN 5M, tiene las siguientes opciones:
- Opción A - 50 transferencias SPEI individuales, con un costo individual por transferencia y el tiempo total del equipo es de 6-8 horas/mes
- Opción B - Pagos por lotes a través de plataforma: puede tener un fee flat bajo, acumulado por todos los movimientos, con un tiempo total del equipo de 30 minutos/mes
Cash out urgente vs. programado
Incluso para operaciones domésticas, los costos de cash out se acumulan. Para una empresa en Colombia con múltiples sucursales, el hecho de transferir COP 50M desde su cuenta principal a una cuenta de operaciones tiene varias opciones de ejecución:
- Opción A - Transferencia bancaria tradicional: puede tener un fee de transferencia alto, y una duración de 1-2 días hábiles hasta que llega a destino
- Opción B - Plataforma con acceso a sistema de pagos inmediatos: puede tener un fee de transferencia mucho menor y con procesamiento instantáneo
En 100 transferencias al mes el ahorro es de COP 4M (~US$ 900/mes, US$ 10,800/año).
Por otro lado, una empresa en México pagando a proveedores que debe hacer 50 pagos mensuales por un total de MXN 5M, tiene las siguientes opciones:
- Opción A - 50 transferencias SPEI individuales: con un costo individual por transferencia y el tiempo total del equipo es de 6-8 horas/mes
- Opción B - Pagos por lotes a través de plataforma: puede tener un fee flat bajo, acumulado por todos los movimientos, con un tiempo total del equipo de 30 minutos/mes
En pagos transfronterizos, la diferencia es aún mayor. Para una empresa en México que necesita pagar US$ 100,000 a un proveedor en Colombia, las opciones varían drásticamente:
- Opción A - Pago programado (5 días de anticipación): a través de los bancos corresponsales se pasa la cantidad de dinero de MXN a USD, y luego de USD a COP, para luego hacer la dispersión del monto en COP al proveedor. Cada uno de estos bancos debe cobrar una parte, y puede tomar de 4 a 5 días.
- Opción B - Pago urgente para el mismo día: usando Cross-Border Payments de Cobre, los spreads y fees son transparentes, y puedes realizar movimientos internacionales 24/7, incluso en horarios off-market. Además, tienes la flexibilidad de hacer conversiones inmediatas de MXN a USD o COP, y con Rate Lock puedes bloquear tu cotización para protegerte contra movimientos desfavorables del tipo de cambio mientras fondeas tu operación.
Gestión del flujo de efectivo
La gestión del flujo de efectivo (cash flow management) es el proceso de controlar y equilibrar las entradas (cash in) y salidas (función de cash out) de dinero para mantener la liquidez de la empresa.
Implica optimizar tanto el cash in como el valor del cash out.
Algunas estrategias efectivas incluyen:
- Análisis de presupuestos: Prever ingresos y gastos para planificar adecuadamente.
- Gestión de inventarios: Reducir el exceso de stock para liberar efectivo sin comprometer las ventas.
- Negociación con proveedores y clientes: Mejorar los plazos de pago y cobro.
- Control de gastos: Identificar y reducir gastos innecesarios.
Entender y gestionar adecuadamente el cash in y la opción de cash out completo o parcial es esencial para la salud financiera de cualquier negocio.
Una buena gestión de estos flujos de efectivo permite no solo resistir tiempos económicos desafiantes, sino también planificar con confianza el futuro.
Por qué la gestión de cash in y cash out es más compleja en empresas en crecimiento
Cuando una empresa es pequeña, el flujo de efectivo es relativamente simple de rastrear: una o dos cuentas bancarias, operaciones en una ciudad, cash in y cash out predecibles. A medida que la empresa crece, la complejidad aumenta exponencialmente:
Para empresas que operan localmente en México o Colombia:
- Múltiples cuentas y sucursales: Una empresa con operaciones en 5 ciudades puede tener 8-12 cuentas bancarias diferentes. Sin consolidación, es imposible conocer tu posición real de efectivo en tiempo real.
Por ejemplo, una empresa de retail en México: puede tener 3 cuentas en BBVA (Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara), 2 cuentas en Banorte (operaciones regionales), 1 cuenta de nómina y 2 cuentas de cobranza para diferentes canales. La pregunta es: ¿cuánto efectivo disponible tiene la empresa HOY? Sin herramientas de consolidación, obtener esta respuesta toma 2-3 horas de trabajo manual. - Timing de cobros por canal: Las ventas en tiendas físicas representan un cash in inmediato mientras que las ventas a distribuidores pueden demorar entre 30-60 días y las ventas corporativas entre 45-90 días. El mismo monto de ventas puede representar cash in hoy o en 90 días, afectando dramáticamente la liquidez disponible.
- Estacionalidad y ciclos de inventario: Una empresa manufacturera en Colombia debe comprar materias primas 60 días antes de vender (cash out o cierre anticipado), pero cobra 45 días después de vender (cash in retrasado). Esto crea una brecha de financiamiento de 105 días.
Para empresas con operaciones cross-border:
- Conversión de divisas: Un cash out de US$ 100,000 puede costar US$ 102,500 después de spreads cambiarios y fees bancarios.
- Tiempos de transferencia: Un pago iniciado en México hacia Colombia puede tardar 3-5 días, impactando la liquidez del proveedor y tu relación comercial.
- Múltiples monedas: Empresas que operan en México y Colombia deben gestionar posiciones en USD, MXN y COP simultáneamente, con volatilidad cambiaria que afecta el valor real de su efectivo.
Cobre Connect: Visibilidad consolidada de tu flujo de efectivo
La gestión manual del flujo de efectivo tiene tres problemas fundamentales para empresas en crecimiento:
- Datos dispersos: Ya sean cuentas en diferentes bancos locales o en diferentes países, la información está fragmentada.
- Información desactualizada: Los saldos que consultas son de ayer, no de ahora.
- Sin análisis: Ves números pero no entiendes patrones, tendencias o alertas tempranas
En este sentido, Cobre centraliza la gestión de tesorería, permitiendo a las empresas:
- Visualizar cuentas bancarias de diferentes bancos y sus saldos desde un solo dashboard
- Hacer seguimiento detallado de entradas y salidas de efectivo
- Acceder a reportes consolidados que facilitan el análisis del flujo de caja
- Tomar decisiones informadas con datos actualizados sobre la posición de tesorería
Esta visibilidad integral ayuda a las empresas a anticipar necesidades de liquidez y optimizar el uso de recursos financieros.
Preguntas frecuentes
¿Cómo funciona el cash out en una empresa?
El cash out ocurre cada vez que la empresa realiza un pago: nómina de empleados, proveedores, renta de oficinas, compra de inventario o pago de préstamos. Por ejemplo, si una empresa paga US$ 50,000 en nómina mensual, US$ 20,000 en proveedores y US$ 10,000 en renta, tiene un cash out mensual de US$ 80,000. Controlar estos egresos y compararlos con el cash in permite mantener liquidez saludable.
¿Qué pasa si hago cash out?
Al realizar un cash out, parte del dinero de la empresa se destina a gastos, inversiones o devoluciones. Controlar este proceso ayuda a evitar desequilibrios y a mantener la liquidez necesaria para operar.
¿Cuáles son los beneficios del cash in para las empresas?
El cash in incrementa el capital disponible, mejora la estabilidad financiera y permite planificar estrategias de crecimiento o expansión.
¿Cuáles son los beneficios del cash out?
Un cash out planificado favorece la reinversión, el cumplimiento de obligaciones y la rentabilidad a largo plazo, siempre que se administre de forma controlada.
